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Formazione dei documenti

 
Per documento informatico si intende, nel nostro ordinamento, il documento in formato digitale prodotto secondo modalità che garantiscano in esso la sussistenza dei requisiti di qualità, sicurezza, identificabilità dell'autore, integrità e immodificabilità del contenuto; elementi necessari per la produzione documentaria delle Pubbliche amministrazioni.
 
Tali caratteristiche del documento informatico e le loro implicazioni pratiche non sono state sempre considerate a dovere nella normativa italiana degli ultimi anni, anzi, l’analisi teorica è stata una delle componenti più deboli nel dibattito nazionale. A una prima fase di sistematico coinvolgimento degli archivisti nella riflessione sul tema, che ha portato alla promulgazione del d.p.r. 28 dic. 2000, n. 445, “Testo unico delle disposizioni legislative e regolamentari in materia di documentazione amministrativa”, ha fatto seguito una fase di progressiva emarginazione di queste figure professionali. L’accentuazione della preminenza delle componenti tecnologiche e informatiche su quelle archivistiche ha condotto poi a una produzione normativa non sempre coerente.
 
Buona parte della produzione digitale corrente degli uffici pubblici (email, files creati nei diversi formati proprietari, scansioni di documenti originali cartacei, basi di dati interne ecc.) non possiede i requisiti sopra richiamati, eppure la conduzione dei procedimenti amministrativi si basa frequentemente su risorse siffatte. Ciò rende molto incerta la sussistenza di alcune garanzie giuridiche che, unitamente allo sforzo per l’innovazione tecnologica e la trasparenza delle procedure, una Pubblica amministrazione è tenuta ad offrire ai cittadini e alle imprese.
 
Per quanto riguarda i formati, ad esempio, l'art. 3, comma 3 del d.p.c.m. 30 mar. 2009, "Regole tecniche in materia di generazione, apposizione, verifica delle firme digitali e validazione temporale", stabilisce che il documento informatico sottoscritto con firma digitale o con altro tipo di firma elettronica qualificata non produce gli effetti della scrittura privata che sono previsti dal codice civile "se contiene macroistruzioni o codici eseguibili, tali da attivare funzionalità che possano modificare gli atti, i fatti o i dati nello stesso rappresentati".
Sarà pertanto compito del certificatore della firma digitale indicare, in un apposito manuale, i formati del documento informatico e le modalità operative a cui l’autore della documentazione deve attenersi se vuole evitare la conseguenza di inefficacia giuridica prevista dal suddetto articolo.
 
Più in generale, è sempre consigliabile optare per formati standard aperti al fine di agevolare la conservazione a lungo termine dei documenti informatici.
 
Esistono formati standard ‘aperti’, descritti da specifiche di dominio pubblico e liberamente accessibili (fra i più noti l’HTML e l’XML). La pubblicazione del codice sorgente, inoltre, è uno dei requisiti fondamentali perché un formato ottenga una certificazione dell’ISO, International Organization for Standardization, e sia riconosciuto quale standard internazionale.
 
Nell'Indagine conoscitiva sul software a codice sorgente aperto nella Pubblica amministrazione. Rapporto della Commissione (file pdf - 1280 KB), a cura del Ministero per l’innovazione e le tecnologie, del maggio 2003, si formulava l'auspicio che le Pubbliche amministrazioni memorizzassero e rendessero disponibili i propri documenti in uno o più formati, uno dei quali obbligatoriamente aperto.
 
 
Ma il d. lgs. 30 dic. 2010, n. 235, cosiddetto “Nuovo codice dell'amministrazione digitale”, all'art. 40, comma 3, prevede ancora la possibilità di redigere originali su supporto cartaceo, limitatamente a categorie di documenti amministrativi che assumono “particolare valore di testimonianza storica ed archivistica".
 
 
Standard e linee guida
 
ISO/IEC (International Electrotechnical Commission) 26300:2006 ODF, Open Document Format.
 
ISO/IEC 29500 OOXML (Office Open XML): formato aperto proposto da Microsoft.
 
ISO 19005-1:2005 PDF(A) Document Management: Electronic document file format for long preservation.
 
ISO 32000-1:2008 PDF Document management - Portable document format.
 
ISO 12639:2004 TIFF Graphic technology - Prepress digital data exchange - Tag image file format for image technology.
 
ISO/IEC 10918-1:1994 JPEG Information technology - Digital compression and coding of continuous-tone still images: Requirements and guidelines.
 
ISO/IEC 15444-1:2004 JPEG 2000 Information technology - image coding system: Core coding system.
 
ISO/IEC 15445:2000 HTML Information technology - Document description and processing languages – HyperText Markup Language.
 
W3C Recommendation XML Exstensible Markup Language, formato derivato dal SGML (ISO 8879).
 
• L’Agenzia per l’Italia digitale (gestione ex DigitPA) istruisce e aggiorna, con periodicità almeno annuale, un repertorio dei formati aperti utilizzabili nelle Pubbliche amministrazioni e indica le procedure per la conversione dei files in tali formati.
 
 
Standard internazionali per la qualità della carta ai fini della sua durabilità
 
UNI EN ISO 9706:2000 "Informazione e Documentazione. Carta per documenti. Requisiti per la permanenza".
 
UNI 10332:2003 "Informazione e Documentazione. Carta per documenti. Requisiti per la massima permanenza e durabilità".
 
La prima norma detta delle specifiche sulla qualità della carta da destinare a supporto per la gran parte dei documenti; la seconda tratta di una carta con livelli qualitativi più elevati, da destinare a una limitata selezione di documenti che, per la loro rilevanza, devono essere conservati più a lungo possibile nel tempo.
 
 
Normativa
 
d.p.c.m. 30 mar. 2009: Regole tecniche in materia di generazione, apposizione, verifica delle firme digitali e validazione temporale.
 
Deliberazione CNIPA 21 mag. 2009, n. 45: Regole per il riconoscimento e la verifica del documento informatico.
 
• le uniche disposizioni normative esplicitamente intese a riorganizzare le attività amministrative attraverso l‘informatizzazione della produzione documentaria riguardano la riforma del processo civile: Decreto del ministro della Giustizia 17 lug. 2008, "Regole tecnico-operative per l'uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile" (file pdf - 175 KB).
 
• I modelli informatici a supporto della riforma del processo civile sono stati emanati con il Decreto del ministro della Giustizia 10 lug. 2009, "Nuova strutturazione dei modelli informatici relativa all'uso di strumenti informatici e telematici nel processo civile e introduzione dei modelli informatici per l'uso di strumenti informatici e telematici nelle procedure esecutive individuali e concorsuali".
 
Bibliografia essenziale e altre risorse
 
Stefano Pigliapoco - Stefano Allegrezza, Produzione e conservazione del documento digitale. Requisiti e standard per i formati elettronici, vol. I a cura di Stefano Pigliapoco, Macerata, EUM, 2008.
 
Giorgio Di Benedetto, Scrittura privata e documento informatico: riconoscimento, disconoscimento, verificazione, Milano, Giuffrè, 2009.
 
Una interessante raccolta di documentazione sul documento informatico e la firma digitale è accessibile dalla sezione "Studi e materiali" sul sito del Consiglio nazionale del notariato.
 
 
Data di aggiornamento: agosto 2013